संगठन — संरचना, औपचारिक व अनौपचारिक संगठन, अधिकार अंतरण व विकेंद्रीकरण

अभ्यास प्रश्न (8)

उत्तर खोलने से पहले प्रत्येक प्रश्न हल करें। हर व्याख्या सही विकल्प के साथ लुभावना गलत विकल्प भी बताती है, क्योंकि अंक वहीं जाते हैं।

1. संगठन की प्रक्रिया का पहला चरण कौन-सा है?

   1. कार्य की पहचान व विभाजन
   2. विभागीकरण
   3. रिपोर्टिंग संबंध स्थापित करना
   4. कर्तव्य सौंपना
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   उत्तर: A — कार्य की पहचान व विभाजन

   संगठन कुल कार्य को पहचानने और उसे प्रबंधनीय क्रियाओं में बाँटने से आरंभ होता है; तभी समान क्रियाओं को विभागों में समूहबद्ध किया जा सकता है, उनमें कर्तव्य सौंपे जा सकते हैं और रिपोर्टिंग संबंध बनाए जा सकते हैं। विभागीकरण सामान्य ग़लत उत्तर है क्योंकि समूहन आरंभ जैसा लगता है, पर जब तक कार्य पहचाना व बाँटा न जाए तब तक समूहबद्ध करने को कुछ नहीं है।

2. एक बड़ी कंपनी केवल एक उत्पाद, इस्पात पाइप, बनाती है और उसे उच्च विशिष्टीकरण चाहिए। वह अपने कार्यों को उत्पादन, क्रय, वित्त, विपणन व मानव संसाधन में समूहबद्ध करती है, प्रत्येक अपने प्रमुख के अधीन। उसने कौन-सी संरचना अपनाई है?

   1. मंडलीय संरचना
   2. अनौपचारिक संगठन
   3. क्रियात्मक संरचना
   4. उत्पाद-वार संरचना
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   उत्तर: C — क्रियात्मक संरचना

   कार्यों को किए जाने वाले कार्य के अनुसार समूहबद्ध करना — उत्पादन, क्रय, वित्त, विपणन, मानव संसाधन — क्रियात्मक संरचना है, और विशेषज्ञों की आवश्यकता वाली एक मुख्य उत्पाद की बड़ी फ़र्म ठीक वही परिस्थिति है जिसके यह अनुकूल है। मंडलीय या उत्पाद-वार संरचना उत्पाद-श्रेणी के अनुसार समूहन करती है और अनेक भिन्न उत्पादों वाली फ़र्म पर बैठती है। अनौपचारिक संगठन कोई ऐसी संरचना है ही नहीं जिसे प्रबंध बनाता है।

3. जब कोई प्रबंधक किसी अधीनस्थ को कार्य सौंपती है, तो निम्नलिखित में से कौन-सी चीज़ वह अधीनस्थ को कभी नहीं सौंप सकती?

   1. कार्य पर निर्णय लेने का अधिकार
   2. स्वयं कार्य
   3. कार्य हेतु आवश्यक संसाधन प्रयोग करने की शक्ति
   4. अंतिम परिणाम हेतु जवाबदेही
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   उत्तर: D — अंतिम परिणाम हेतु जवाबदेही

   जवाबदेही थोपी जाती है और अंतरित नहीं हो सकती: कार्य कैसे भी नीचे सौंपा जाए, प्रबंधक परिणाम हेतु अपने अधिकारी के प्रति उत्तरदायी रहती है। कार्य, निर्णय का अधिकार और संसाधन प्रयोग की शक्ति ठीक वे चीज़ें हैं जिन्हें अधिकार अंतरण सौंपता है — अधिकार ही वह तत्व है जो अंतरित होता है। जाल यह सोचना है कि अधिकार सौंपने से उत्तर देने का दायित्व भी सौंप दिया जाता है।

4. संभावित बोनस का समाचार किसी आधिकारिक सूचना से पहले चाय-अवकाश में श्रमिक से श्रमिक तक पहुँचते हुए एक घंटे में पूरे कारख़ाने में फैल जाता है। संप्रेषण का यह माध्यम किसका है?

   1. औपचारिक संगठन, सोपान शृंखला द्वारा
   2. अनौपचारिक संगठन, अंगूरीलता द्वारा
   3. मंडलीय संरचना, मंडल प्रमुख द्वारा
   4. क्रियात्मक संरचना, मानव संसाधन प्रमुख द्वारा
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   उत्तर: B — अनौपचारिक संगठन, अंगूरीलता द्वारा

   किसी आधिकारिक माध्यम के बाहर, औपचारिक सूचना से पहले, सामाजिक संपर्क द्वारा व्यक्ति से व्यक्ति तक पहुँची सूचना अनौपचारिक संगठन की अंगूरीलता है। औपचारिक संगठन सोपान शृंखला व आधिकारिक सूचनाओं से संप्रेषण करता है, जो प्रकरण के अनुसार अभी जारी नहीं हुई थीं। अन्य विकल्पों में नामित दोनों संरचनाएँ कार्यों के समूहन के ढंग हैं, अफ़वाह के माध्यम नहीं।

5. उत्पाद-श्रेणियों के अनुसार संगठित एक कंपनी में प्रत्येक उत्पाद इकाई अपने वित्त व मानव संसाधन विभाग रखती है, जिससे कुल लागत बढ़ी है, और इकाई प्रमुख नियमित रूप से इस पर टकराते हैं कि मुख्यालय धन कैसे बाँटे। ये समस्याएँ किस संगठन-रूप की विशिष्ट हैं?

   1. क्रियात्मक संरचना
   2. मंडलीय संरचना
   3. अनौपचारिक संगठन
   4. केंद्रीकृत संगठन
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   उत्तर: B — मंडलीय संरचना

   इकाइयों में कार्यों का महँगा दोहराव और धन-आवंटन पर इकाई प्रमुखों का संघर्ष मंडलीय संरचना की दो पाठ्यपुस्तकीय कमज़ोरियाँ हैं, और प्रकरण कहता है कि फ़र्म उत्पाद-श्रेणियों के अनुसार संगठित है। क्रियात्मक संरचना दोहराव से बचती है — यही उसकी मितव्ययिता है — और उसकी विशिष्ट समस्या फ़र्म-व्यापी विभागों के भीतर क्रियात्मक साम्राज्य है। यहाँ कुछ भी अनौपचारिक नहीं है, और केंद्रीकृत फ़र्म प्रत्येक इकाई को अपना वित्त विभाग नहीं देती।

6. विकेंद्रीकरण के बारे में निम्नलिखित में से कौन-सा कथन सही है?

   1. जब भी कोई प्रबंधक कोई कार्य सौंपता है तो यह अनिवार्य है
   2. यह एक अधिकारी व एक अधीनस्थ के बीच का संबंध है
   3. यह जवाबदेही को निम्नतम स्तर तक अंतरित करता है
   4. यह उच्च प्रबंध द्वारा लिया गया वैकल्पिक नीतिगत निर्णय है
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   उत्तर: D — यह उच्च प्रबंध द्वारा लिया गया वैकल्पिक नीतिगत निर्णय है

   विकेंद्रीकरण इस बारे में उच्च प्रबंध का नीतिगत निर्णय है कि अधिकार कितना नीचे पहुँचाया जाए, और संगठन उसे कम या अधिक चुन सकता है। अनिवार्य होना और अधिकारी व अधीनस्थ के बीच का संबंध होना, दोनों अधिकार अंतरण का वर्णन करते हैं, और यही वह भ्रम है जिसे प्रश्न लक्ष्य करता है। अधिकार फैलाने का कोई भी रूप जवाबदेही अंतरित नहीं करता, जो कभी अंतरित नहीं होती।

7. एक विक्रय प्रबंधक रवि से एक नए ज़िले के व्यापारियों को सँभालने को कहता है और उसे बिना पहले पूछे उन्हें 5% तक छूट देने की अनुमति देता है। रवि को हर माह अपने परिणाम बताने हैं। 5% तक छूट देने की अनुमति किसका उदाहरण है?

   1. अधिकार
   2. उत्तरदायित्व
   3. जवाबदेही
   4. प्रबंध का विस्तार
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   उत्तर: A — अधिकार

   निर्णय लेने का अधिकार — यहाँ बिना पूछे छूट देना — अधिकार है, अधिकार अंतरण का वह तत्व जो नीचे बहता है। व्यापारियों को सँभालना रवि का उत्तरदायित्व है, कार्य करने का उसका दायित्व, और हर माह परिणाम बताना परिणाम हेतु उसकी जवाबदेही है; दोनों प्रकरण में हैं, इसीलिए उसे सटीकता से पढ़ना होता है। प्रबंध का विस्तार उन अधीनस्थों की संख्या है जिनका प्रबंधक पर्यवेक्षण करता है।

8. एक बैंक ने अपने शाखा प्रबंधकों को एक सीमा तक ऋण स्वीकृत करने का अधिकार दिया। वर्षों में इन प्रबंधकों ने स्वयं जोखिम आँकना सीखा, और जब वरिष्ठ पद ख़ाली हुए तो बैंक ने बाहर से भर्ती करने के बजाय उन्हें अपने शाखा प्रबंधकों में से भरा। यह विकेंद्रीकरण का कौन-सा महत्त्व दिखाता है?

   1. नेमी निर्णयों से उच्च प्रबंध को राहत
   2. प्रत्येक इकाई के मापन द्वारा बेहतर नियंत्रण
   3. भविष्य हेतु प्रबंधकीय प्रतिभा विकसित करना
   4. कार्य-स्थल पर ही शीघ्र निर्णय-निर्माण
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   उत्तर: C — भविष्य हेतु प्रबंधकीय प्रतिभा विकसित करना

   जो निचले स्तर के प्रबंधक वास्तविक निर्णय लेकर अनुभव पाते हैं, वे ऐसा भंडार बनते हैं जिससे भावी वरिष्ठ प्रबंधक लिए जा सकते हैं — यही महत्त्व प्रबंधकीय प्रतिभा विकसित करना कहलाता है। उच्च प्रबंध को राहत और शीघ्र निर्णय भी वास्तविक लाभ हैं, पर प्रकरण प्रबंधकों के प्रशिक्षित होने और बाद में पदोन्नत होने पर बना है, शीर्ष का समय बचाने या गति पर नहीं। बेहतर नियंत्रण प्रत्येक इकाई का निष्पादन मापने के बारे में है।