प्रबंध I: संकल्पना, सिद्धांत, कार्य, संचार, निर्णयन एवं संगठन अभिकल्पना

प्रबंध बदलते वातावरण में दूसरों के माध्यम से काम को दक्षता और प्रभावशीलता से करा लेने की प्रक्रिया है — कूण्ट्ज़ की 'औपचारिक रूप से संगठित समूहों में लोगों के माध्यम से और उनके साथ काम करा लेने की कला', मैरी पार्कर फ़ॉलेट की 'लोगों के माध्यम से काम करा लेने की कला', ड्रकर का आग्रह कि यह परिणामों से आँकी जाने वाली प्रथा है। इसकी प्रकृति विरोधों के समुच्चय के रूप में परखी जाती है: विज्ञान और कला, पेशा या नहीं, सार्वभौमिक या संस्कृति-बद्ध, और ऐसी प्रक्रिया जो लक्ष्य-उन्मुख, सर्वव्यापी, सतत, अमूर्त और समूह-आधारित है। दक्षता चीज़ों को सही करना है (प्रति इनपुट आउटपुट); प्रभावशीलता सही चीज़ें करना (लक्ष्य पाना); ड्रकर की पंक्ति है कि प्रभावशीलता सफलता की नींव है और दक्षता अस्तित्व की न्यूनतम शर्त।

1. नियोजन — पहले से तय करना क्या, कैसे, कब और कौन: उद्देश्य, रणनीतियाँ, नीतियाँ, प्रक्रियाएँ, नियम, कार्यक्रम, बजट। स्तर से प्रकार (रणनीतिक, युक्तिक, परिचालन), समय से (दीर्घ, मध्यम, अल्प), पुनरावृत्ति से (स्थायी बनाम एकल-उपयोग)। चरण: अवसर की जागरूकता, उद्देश्य, पूर्वधारणाएँ, विकल्प, मूल्यांकन, चयन, व्युत्पन्न योजनाएँ, बजट। MBO (ड्रकर, 1954) उद्देश्य संयुक्त रूप से तय करता और उनके सापेक्ष मूल्यांकन करता है। नियोजन प्राथमिक है — हर अन्य कार्य इसके बाद।
2. संगठन — कार्य पहचानना व समूहित करना, अधिकार व उत्तरदायित्व परिभाषित करना, संबंध स्थापित करना: विभागीकरण (कार्य, उत्पाद, क्षेत्र, ग्राहक, प्रक्रिया, मैट्रिक्स से), प्रत्यायोजन, विकेंद्रीकरण, नियंत्रण-सीमा।
3. नियुक्तिकरण — जनशक्ति नियोजन, भर्ती, चयन, नियोजन, प्रशिक्षण, मूल्यांकन, प्रतिपूर्ति, पदोन्नति; प्रबंधकीय कार्य के रूप में देखा मानव-संसाधन कार्य।
4. निर्देशन — नेतृत्व, अभिप्रेरण, संचार, पर्यवेक्षण; कूण्ट्ज़ व ओ'डॉनेल की सूची; पाठ्यक्रम इसके स्थान पर समन्वय का नाम लेता है, जिसे फ़ेयोल ने पृथक तत्व के रूप में सूचीबद्ध किया और कूण्ट्ज़ ने सभी कार्यों में व्याप्त 'प्रबंध का सार' कहा, अपना अलग कार्य नहीं।
5. नियंत्रण — मानक तय करना, निष्पादन मापना, तुलना, विचलन सुधारना। प्रकार: अग्र-पोषण (पहले), समवर्ती (दौरान), प्रतिपुष्टि (बाद)। तकनीकें: बजट, सम-विच्छेद, अनुपात, PERT/CPM, MIS, लेखापरीक्षा, अपवाद द्वारा प्रबंध। नियोजन और नियंत्रण प्रबंध के सियामी जुड़वाँ हैं — बिना योजना नियंत्रण के पास मापने का आधार नहीं।

संचार एक व्यक्ति से दूसरे तक सूचना और समझ का अंतरण है। प्रक्रिया (प्रबंध हेतु अनुकूलित शैनन व वीवर मॉडल) चलती है प्रेषक, कूटबद्धन, संदेश, माध्यम, विकूटन, प्राप्तकर्ता, प्रतिपुष्टि, हर चरण पर शोर सहित। प्रकार दिशा से वर्गीकृत हैं — अधोगामी (आदेश, नीतियाँ), ऊर्ध्वगामी (रिपोर्ट, शिकायतें, सुझाव), क्षैतिज या पार्श्व (समकक्षों के बीच), विकर्ण (स्तरों और विभागों के आर-पार); माध्यम से — औपचारिक (शृंखला, चक्र, Y, वृत्त, सर्व-माध्यम जाल) और अनौपचारिक (अफ़वाह-तंत्र, कीथ डेविस के चार प्रतिरूपों में: एकल तंतु, गपशप, प्रायिकता, गुच्छ — गुच्छ सबसे सामान्य); साधन से — शाब्दिक (मौखिक, लिखित) और अशाब्दिक (देह-भाषा, पराभाषा, स्थान-विज्ञान, समय, मौन)।

निर्णय विकल्पों में चयन है; हर्बर्ट साइमन ने प्रबंध को 'निर्णयन' और प्रबंधक को निर्णयकर्ता कहा। उनके मॉडल के तीन चरण हैं — आसूचना, अभिकल्पना, चयन — और उनका स्थायी योगदान सीमित तर्कसंगतता है: प्रबंधक इष्टतम नहीं करते, वे 'संतोषकारी' चुनते हैं, पहला पर्याप्त-अच्छा विकल्प स्वीकारते हैं, क्योंकि सूचना, समय और संज्ञानात्मक क्षमता सीमित हैं। निर्णय क्रमादेशित होते हैं (नियमित, पुनरावर्ती, नियमों व प्रक्रियाओं से सँभाले, निचले स्तर पर) या अक्रमादेशित (नवीन, असंरचित, विवेक-अपेक्षी, शीर्ष पर); रणनीतिक, युक्तिक या परिचालन; वैयक्तिक या सामूहिक; और निश्चितता, जोखिम (प्रायिकताएँ ज्ञात) या अनिश्चितता (प्रायिकताएँ अज्ञात) में लिए गए। तर्कसंगत प्रक्रिया चलती है: समस्या पहचानना व परिभाषित करना, सूचना एकत्र कर निदान, विकल्प विकसित करना, विकल्पों का मूल्यांकन (ड्रकर का सीमाकारी या रणनीतिक कारक — जो मार्ग में खड़ा है), सर्वोत्तम चुनना, कार्यान्वयन, और अनुवर्तन व मूल्यांकन।

अधिकार आदेश देने और निर्णय लेने का हक़ है, पद से जुड़ा; वेबर के तीन स्रोत हैं पारंपरिक, करिश्माई और तर्कसंगत-वैध, और औपचारिक सिद्धांत कहता है कि यह स्वामित्व से नीचे बहता है जबकि बर्नार्ड का स्वीकृति सिद्धांत कहता है कि यह तभी है जब अधीनस्थ स्वीकारें। उत्तरदायित्व सौंपे कर्तव्य को निभाने की बाध्यता है, और इसे प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता: अधिकार प्रत्यायोजित होता है, अधीनस्थ हेतु उत्तरदायित्व सृजित होता है पर वरिष्ठ का अपना बना रहता है, और जवाबदेही — परिणामों की उत्तरदेयता — ऊपर की ओर बहती है। समता सिद्धांत कहता है अधिकार और उत्तरदायित्व समान हों। प्रत्यायोजन अपने कार्य और अधिकार का भाग अधीनस्थ को सौंपना है — कर्तव्यों का आबंटन, अधिकार का अनुदान, जवाबदेही का सृजन — और इसकी बाधाएँ वरिष्ठ का नियंत्रण-हानि भय और अधीनस्थ का आलोचना भय हैं। केंद्रीकरण निर्णय-अधिकार शीर्ष पर संकेंद्रित करता है; विकेंद्रीकरण इसे व्यवस्थित रूप से निचले स्तरों पर बिखेरता है, और फ़ेयोल ने इसकी मात्रा को अनुपात का विषय माना। प्रत्यायोजन दो व्यक्तियों के बीच है; विकेंद्रीकरण पूरे संगठन का दर्शन। इसका माप (अर्नेस्ट डेल) नीचे लिए निर्णयों की संख्या, महत्व, व्यापकता और उन्हें कितनी कम जाँच चाहिए।

संगठन अभिकल्पना इन संरचनाओं में चयन है, और आकस्मिकता निष्कर्ष इसका मार्गदर्शन करते हैं। बर्न्स व स्टॉकर (1961) ने यंत्रवत संरचनाओं (कठोर, पदानुक्रमी, स्थिर वातावरण हेतु उपयुक्त) की जैविक संरचनाओं (लचीली, पार्श्व, परिवर्तन हेतु उपयुक्त) से तुलना की। जोन वुडवर्ड (1965) ने संरचना को उत्पादन तकनीक — इकाई, जन और प्रक्रिया — से जोड़ा, पाया कि सफल फ़र्में संरचना को तकनीक से मिलाती हैं। लॉरेंस व लॉर्श (1967) ने दिखाया कि अनिश्चित वातावरण की फ़र्में अधिक विभेदन करतीं और अधिक एकीकरण चाहतीं। चैंडलर की स्थापना है कि संरचना रणनीति का अनुसरण करती है; मिंट्ज़बर्ग के पाँच विन्यास हैं सरल संरचना, यंत्र अधिकारीतंत्र, व्यावसायिक अधिकारीतंत्र, प्रभागीकृत रूप और तदर्थतंत्र, प्रत्येक का एक प्रबल भाग — रणनीतिक शीर्ष, तकनीकी-संरचना, परिचालन केंद्र, मध्य रेखा, सहायक स्टाफ़। औपचारिकीकरण, विशिष्टीकरण, मानकीकरण, अधिकार का पदानुक्रम और केंद्रीकरण वे विमाएँ हैं जिन पर कोई भी अभिकल्पना मापी जाती है।