पुस्तकालय प्रबंधन III: पुस्तकालय भवन, फ़र्नीचर और उपकरण, हरित भवन, सूचना कॉमन्स, मेकरस्पेस, सुरक्षा और संरक्षा; MIS, MBO, परिवर्तन, आपदा और संकट प्रबंधन; ज्ञान प्रबंधन; और पुस्तकालय उत्पादों और सेवाओं का विपणन
1. पुस्तकालय भवन, फ़र्नीचर और उपकरण; हरित भवन; सूचना कॉमन्स; मेकरस्पेस; सुरक्षा और संरक्षा
पुस्तकालय भवन का नियोजन पुस्तकालयाध्यक्ष और वास्तुकार साथ मिलकर करते हैं। पुस्तकालयाध्यक्ष भवन कार्यक्रम (संक्षेप) लिखता है: पुस्तकालय के उद्देश्य, सेवाएँ, संग्रह और उपयोगकर्ता अभी और बीस वर्षों में, आवश्यक स्थान उनके आकार और संबंधों सहित, और पर्यावरणीय तथा तकनीकी अपेक्षाएँ; वास्तुकार इसे अभिकल्प में बदलता है। मॉड्यूलर नियोजन, समान फ़र्श भार-क्षमता, प्रकाश और सेवाओं सहित स्तंभों का नियमित ग्रिड, किसी भी क्षेत्र को भंडार, पठन स्थान या कार्यालय के रूप में काम करने देता है, जो रंगनाथन के पाँचवें नियम का व्यावहारिक रूप है। हैरी फ़ॉकनर-ब्राउन के पुस्तकालय भवनों हेतु "दस आदेश" अपेक्षा करते हैं कि वे लचीले, सघन, सुलभ, विस्तार-योग्य, विविध, संगठित, आरामदायक, पर्यावरण में स्थिर, सुरक्षित और मितव्ययी हों।
| तत्व | मुख्य बिंदु |
|---|---|
| फ़र्नीचर | मानक अलमारी इकाइयाँ (इस्पात या लकड़ी, समायोज्य), पठन मेज़ें और कुर्सियाँ, व्यक्तिगत अध्ययन हेतु कैरल, परिसंचरण पटल, प्रदर्शन रैक, पत्रिका स्टैंड, आयु के अनुरूप बाल फ़र्नीचर; श्रम-दक्ष और टिकाऊ |
| उपकरण | कंप्यूटर और सर्वर, नेटवर्क और वाई-फ़ाई, OPAC टर्मिनल, स्कैनर और पुस्तक स्कैनर, प्रिंटर और फ़ोटोकॉपियर, RFID स्टेशन और सुरक्षा द्वार, CCTV, दृश्य-श्रव्य और सहायक प्रौद्योगिकी |
| हरित पुस्तकालय भवन | पर्यावरणीय प्रभाव घटाने हेतु अभिकल्पित: चकाचौंध नियंत्रण सहित दिवा-प्रकाश, प्राकृतिक संवातन, दक्ष प्रकाश और शीतलन, सौर ऊर्जा, वर्षा जल संचयन, पुनर्चक्रित और स्थानीय सामग्री; LEED (यूएस ग्रीन बिल्डिंग काउंसिल), IGBC (इंडियन ग्रीन बिल्डिंग काउंसिल) या GRIHA (भारत की राष्ट्रीय रेटिंग प्रणाली) के अंतर्गत रेटेड |
| सूचना कॉमन्स | कंप्यूटर, संदर्भ सहायता, IT सहायता, सामूहिक और व्यक्तिगत अध्ययन, और प्रायः लेखन या शिक्षण सहायता को जोड़ने वाला एकीकृत स्थान; इसका बाद का रूप, लर्निंग कॉमन्स, अधिगम गतिविधियों को केंद्र में रखता है |
| मेकरस्पेस | व्यावहारिक सृजन और अधिगम हेतु उपकरणों वाला स्थान: 3D प्रिंटर, इलेक्ट्रॉनिक्स और रोबोटिक्स किट, लेज़र कटर, सिलाई मशीनें, ऑडियो और वीडियो स्टूडियो; पाठ्यक्रम का "Makers Space" |
| सुरक्षा और संरक्षा | चोरी संसूचन (विद्युत-चुंबकीय, रेडियो-आवृत्ति या RFID द्वार), CCTV, पहुँच नियंत्रण, अग्नि संसूचन और शमन (स्प्रिंकलर, या दुर्लभ संग्रहों हेतु स्वच्छ-एजेंट गैस प्रणालियाँ), आपात निकास और अभ्यास, सुरक्षित वायरिंग, प्राथमिक चिकित्सा, और पुस्तकालय प्रणालियों की साइबर सुरक्षा |
2. MIS, MBO, परिवर्तन प्रबंधन, आपदा प्रबंधन और संकट प्रबंधन
प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) वह सूचना एकत्र, संसाधित और प्रस्तुत करती है जो प्रबंधकों को नियोजन, नियंत्रण और निर्णय-निर्माण हेतु चाहिए। पुस्तकालय में एकीकृत पुस्तकालय प्रणाली इसका बहुत कुछ देती है: बजट के सापेक्ष अर्जन और व्यय, प्रसंस्करण में लंबित कार्य, विषय और उपयोगकर्ता समूह के अनुसार परिसंचरण, ई-संसाधन उपयोग, अंतर-पुस्तकालय आदान का समय और प्रवेश गणना, जो आवधिक और अपवाद रिपोर्टों तथा डैशबोर्ड के रूप में प्रस्तुत होती हैं। उद्देश्यों द्वारा प्रबंधन (MBO), जिसका वर्णन पीटर ड्रकर ने द प्रैक्टिस ऑफ़ मैनेजमेंट (1954) में किया, संगठनात्मक लक्ष्य तय करता है, हर प्रबंधक और कर्मचारी के साथ विशिष्ट और मापनीय उद्देश्यों पर सहमति बनाता है, कार्यों की योजना बनाता है, प्रगति की आवधिक समीक्षा करता है और उद्देश्यों के सापेक्ष निष्पादन आँकता है।
| विषय | मूल विचार |
|---|---|
| परिवर्तन प्रबंधन | कर्ट लेविन के तीन चरण: पिघलाना (तत्परता बनाना), परिवर्तन (नई अवस्था की ओर बढ़ना) और पुनः जमाना (उसे स्थिर करना); जॉन कॉटर के आठ चरण, तात्कालिकता बनाने से परिवर्तन को संस्कृति में स्थापित करने तक; संचार, भागीदारी, प्रशिक्षण और सहायता से प्रतिरोध पर विजय; उदाहरणतः कार्ड सूची से एकीकृत प्रणाली या RFID की ओर परिवर्तन |
| आपदा प्रबंधन | रोकथाम और न्यूनीकरण, तैयारी (जोखिम आकलन, बचाव प्राथमिकताओं, संपर्क सूचियों और आपूर्ति सहित लिखित आपदा योजना), प्रतिक्रिया और पुनर्प्राप्ति का चक्र; गीले कागज़ को निर्वात हिम-शुष्कन से पहले फफूँद रोकने हेतु लगभग 48 घंटों में जमा देना चाहिए; भारत में आपदा प्रबंधन अधिनियम 2005 ने राष्ट्रीय आपदा प्रबंधन प्राधिकरण बनाया |
| संकट प्रबंधन | संचालन या प्रतिष्ठा को ख़तरे में डालने वाली अचानक घटनाओं का निपटान: साइबर हमला या आँकड़ा उल्लंघन, सेंसरशिप विवाद, महामारी में बंदी; व्यवसाय निरंतरता नियोजन, संकट दल और स्पष्ट संचार; 2020 की कोविड-19 बंदियों ने पुस्तकालयों को दूरस्थ सेवाओं और ई-संसाधनों की ओर धकेला |
3. ज्ञान प्रबंधन: सिद्धांत, उपकरण, घटक और वास्तुकला
ज्ञान प्रबंधन (KM) निष्पादन सुधारने हेतु किसी संगठन के ज्ञान, सुस्पष्ट (प्रलेख, डेटाबेस, प्रक्रियाएँ) और मौन (लोगों के मस्तिष्क में कौशल और अनुभव) दोनों, के सृजन, ग्रहण, संगठन, साझेदारी और अनुप्रयोग की व्यवस्थित प्रक्रिया है। इसके सिद्धांत हैं कि ज्ञान प्रबंधित की जाने वाली संपत्ति है; कि यह अधिकांशतः लोगों में रहता है; कि साझेदारी को संस्कृति और प्रोत्साहनों से बढ़ावा देना चाहिए; कि प्रौद्योगिकी सक्षम बनाती है पर मानवीय आदान-प्रदान का स्थान नहीं लेती; और कि KM को संगठनात्मक लक्ष्यों की सेवा करनी चाहिए। इकुजिरो नोनाका और हिरोताका ताकेउची का SECI मॉडल (द नॉलेज-क्रिएटिंग कंपनी, 1995) चार रूपांतरण बताता है: समाजीकरण (मौन से मौन, साझा अनुभव द्वारा), बाह्यीकरण (मौन से सुस्पष्ट, अभिव्यक्ति द्वारा), संयोजन (सुस्पष्ट से सुस्पष्ट, प्रलेखों को जोड़कर) और आंतरिकीकरण (सुस्पष्ट से मौन, करके सीखने द्वारा)।
| पक्ष | सामग्री |
|---|---|
| घटक | लोग (ज्ञान कर्मी, समर्थक, समुदाय), प्रक्रियाएँ (ग्रहण, संगठन, साझेदारी, पुनः उपयोग), प्रौद्योगिकी (भंडार, खोज, सहयोग उपकरण) और सामग्री |
| उपकरण | प्रलेख और सामग्री प्रबंधन प्रणालियाँ, इंट्रानेट और पोर्टल, विशेषज्ञ निर्देशिकाएँ (कौन क्या जानता है), अभ्यास समुदाय, विकी और चर्चा मंच, सीखे-गए-पाठ डेटाबेस, ज्ञान मानचित्र, मार्गदर्शन और कथावाचन |
| वास्तुकला | अमृत तिवाना (2000) के सात स्तरों जैसे स्तरित मॉडल: अंतरफलक, पहुँच और प्रमाणीकरण, सहयोगी बुद्धि और छँटाई, अनुप्रयोग, परिवहन, मध्यवर्ती और पुराने तंत्रों का एकीकरण, और भंडार |
| पुस्तकालयाध्यक्षों की भूमिका | ज्ञान संपत्तियों का संगठन और अनुक्रमणीकरण, वर्गिकियाँ और भंडार बनाना, विशेषज्ञ निर्देशिकाएँ, सूचना लेखा-परीक्षा और ज्ञान-साझेदारी कार्यक्रम चलाना |
4. पुस्तकालय उत्पादों और सेवाओं का विपणन; प्रबंधन परामर्श
फ़िलिप कोटलर और सिडनी लेवी के लेख "ब्रॉडनिंग द कॉन्सेप्ट ऑफ़ मार्केटिंग" (1969) ने तर्क दिया कि विपणन फ़र्मों के साथ-साथ गैर-लाभकारी संगठनों पर भी लागू होता है, और पुस्तकालयों ने इसे अपनाया। पुस्तकालय के विपणन का अर्थ उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताएँ समझना और उन्हें पूरा करने हेतु सेवाओं का अभिकल्प, मूल्य-निर्धारण, वितरण और संप्रेषण है, केवल प्रचार नहीं। विपणन योजना स्थिति विश्लेषण (प्रायः SWOT), विपणन शोध (उपयोगकर्ता सर्वेक्षण, केंद्रित समूह, उपयोग आँकड़े), उद्देश्यों, रणनीतियों, बजट सहित कार्य योजना और मूल्यांकन से होकर चलती है। विभाजन उपयोगकर्ताओं को समान आवश्यकताओं वाले समूहों में बाँटता है, जनसांख्यिकीय (आयु, अध्ययन स्तर), भौगोलिक, मनोचित्रात्मक (जीवन-शैली, अभिवृत्तियाँ) या व्यवहारगत (उपयोग की आवृत्ति, चाहे गए लाभ) मानदंडों से, ताकि सेवाओं को लक्षित और स्थापित किया जा सके।
| विपणन मिश्रण तत्व | पुस्तकालय में |
|---|---|
| उत्पाद | संग्रह, सेवाएँ और सूचना उत्पाद: आदान, संदर्भ, डेटाबेस, ग्रंथसूचियाँ, प्रशिक्षण |
| मूल्य | लिया गया धन, यदि कोई, और उपयोगकर्ता की समय और प्रयास में लागत; प्रलेख प्रदाय या डेटाबेस खोज जैसी मूल्य-वर्धित सेवाओं हेतु निःशुल्क, रियायती, लागत-वसूली या बाज़ार मूल्य |
| स्थान | सेवाएँ उपयोगकर्ताओं तक कहाँ और कैसे पहुँचती हैं: शाखाएँ, समय, वेबसाइट, मोबाइल ऐप, दूरस्थ पहुँच |
| संवर्धन | विज्ञापन, प्रचार, जनसंपर्क, सोशल मीडिया, प्रदर्शन, अभिविन्यास सत्र |
| लोग, प्रक्रिया, भौतिक साक्ष्य | बूम्स और बिटनर (1981) द्वारा जोड़े गए तीन सेवा तत्व: कर्मचारियों की अभिवृत्ति और कौशल, प्रक्रियाओं की सुगमता, और भवन तथा वेबसाइट का रूप-रंग |
प्रबंधन परामर्श के पुस्तकालयों हेतु दो पक्ष हैं। पुस्तकालय भवन नियोजन, स्वचालन, अंकीकरण या पुनर्गठन हेतु परामर्शदाताओं को नियुक्त करते हैं, बाहरी विशेषज्ञता और वस्तुनिष्ठता पाते हुए। पुस्तकालयाध्यक्ष स्वयं परामर्शदाता और सूचना परामर्शदाता के रूप में कार्य करते हैं, सूचना लेखा-परीक्षा करते हुए (यह पहचानना कि किसी संगठन के पास कौन-सी सूचना है, उसे क्या चाहिए और वह क्या उपयोग करता है, और अंतराल कहाँ हैं), पुस्तकालय नियोजन और ज्ञान प्रबंधन पर परामर्श देते हुए, और सूचना सेवाएँ बेचते हुए, जो स्वयं एक विपणन योग्य उत्पाद है। IFLA का अंतर्राष्ट्रीय विपणन पुरस्कार पुस्तकालय विपणन अभियानों को मान्यता देता है।
मुख्य बिंदु
- भवनों का नियोजन मॉड्यूलर निर्माण सहित पुस्तकालयाध्यक्ष के भवन कार्यक्रम से होता है; फ़ॉकनर-ब्राउन के दस आदेश (लचीला, सघन, सुलभ, विस्तार-योग्य, विविध, संगठित, आरामदायक, स्थिर, सुरक्षित, मितव्ययी); हरित भवन LEED, IGBC और GRIHA से रेटेड होते हैं।
- सूचना कॉमन्स प्रौद्योगिकी, सहायता और अध्ययन स्थान को एकीकृत करते हैं; मेकरस्पेस सृजन हेतु उपकरण देते हैं; सुरक्षा EM, RF या RFID द्वारों, CCTV और अग्नि संरक्षण का उपयोग करती है।
- MIS पुस्तकालय प्रणालियों से निर्णय सूचना देता है; MBO (ड्रकर, 1954) मापनीय उद्देश्यों पर सहमति बनाता है; परिवर्तन लेविन के पिघलाना-परिवर्तन-पुनः जमाना और कॉटर के आठ चरणों का पालन करता है; आपदा प्रबंधन रोकथाम, तैयारी, प्रतिक्रिया और पुनर्प्राप्ति चलाता है; संकट प्रबंधन संचालन और प्रतिष्ठा के अचानक ख़तरों को संभालता है।
- KM लोगों, प्रक्रिया, प्रौद्योगिकी और सामग्री द्वारा सुस्पष्ट और मौन ज्ञान का प्रबंधन करता है; नोनाका और ताकेउची का SECI मॉडल (1995): समाजीकरण, बाह्यीकरण, संयोजन, आंतरिकीकरण; तिवाना के सात स्तरों जैसी वास्तुकलाएँ।
- पुस्तकालय विपणन (कोटलर और लेवी, 1969) योजना, शोध, विभाजन और विपणन मिश्रण का उपयोग करता है, चार P (मैकार्थी, 1960) सेवाओं हेतु सात तक विस्तृत; पुस्तकालयाध्यक्ष प्रबंधन और सूचना परामर्शदाताओं को नियुक्त भी करते हैं और स्वयं उनके रूप में कार्य भी करते हैं।
अभ्यास प्रश्न (10)
उत्तर खोलने से पहले प्रत्येक प्रश्न हल करें। हर व्याख्या सही विकल्प के साथ लुभावना गलत विकल्प भी बताती है, क्योंकि अंक वहीं जाते हैं।
उद्देश्यों द्वारा प्रबंधन का वर्णन किसने किया?
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उत्तर: A — पीटर ड्रकर
पीटर ड्रकर ने द प्रैक्टिस ऑफ़ मैनेजमेंट (1954) में MBO का वर्णन किया। लेविन ने तीन-चरणीय परिवर्तन मॉडल दिया, कोटलर प्रमुख विपणन विद्वान हैं, और नोनाका ज्ञान सृजन के SECI मॉडल के सह-लेखक हैं।SECI मॉडल में किसी अनुभवी पुस्तकालयाध्यक्ष की मौन जानकारी को लिखित प्रक्रिया नियमावली में बदलना है:
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उत्तर: B — बाह्यीकरण
बाह्यीकरण मौन ज्ञान को सुस्पष्ट रूप में बदलता है। समाजीकरण साझा अनुभव से मौन ज्ञान दूसरों तक पहुँचाता है, संयोजन सुस्पष्ट स्रोतों को मिलाता है, और आंतरिकीकरण सुस्पष्ट ज्ञान को व्यक्तिगत मौन कौशल में बदलता है।सेवाओं हेतु प्रयुक्त विस्तारित विपणन मिश्रण में, चार P में लोग, प्रक्रिया और भौतिक साक्ष्य जोड़ने पर, कितने तत्व हैं? संख्या लिखिए।
संख्यात्मक उत्तर — मान टाइप करें।
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उत्तर: 7
मैकार्थी के चार P (उत्पाद, मूल्य, स्थान, संवर्धन) और बूम्स तथा बिटनर के तीन सेवा तत्व (लोग, प्रक्रिया, भौतिक साक्ष्य) मिलकर सात होते हैं।निम्न में से कौन-से पुस्तकालय भवनों हेतु फ़ॉकनर-ब्राउन के "दस आदेशों" में हैं? सभी सही चुनिए।
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उत्तर: A — विस्तार-योग्य; B — लचीला; C — पर्यावरण में स्थिर
दस हैं लचीला, सघन, सुलभ, विस्तार-योग्य, विविध, संगठित, आरामदायक, पर्यावरण में स्थिर, सुरक्षित और मितव्ययी। स्मारकीयता उनमें नहीं है; यह प्रायः लचीलेपन और मितव्ययिता के विरुद्ध जाती है।कर्ट लेविन का परिवर्तन मॉडल किससे बना है?
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उत्तर: D — पिघलाना, परिवर्तन, पुनः जमाना
लेविन के तीन चरण पिघलाना, परिवर्तन (बढ़ना) और पुनः जमाना हैं। योजना-करो-जाँचो-कार्य करो डेमिंग का चक्र है, परिभाषित-मापो-विश्लेषण-सुधारो-नियंत्रित करो सिक्स सिग्मा का DMAIC है, और अंतिम विकल्प SECI मॉडल है।अभिकथन (A): बाढ़ के बाद जल-क्षतिग्रस्त पुस्तकों को शीघ्र जमा देना चाहिए। कारण (R): जमाने से जल-क्षतिग्रस्त कागज़ स्थायी रूप से अनुपयोगी हो जाता है। सही विकल्प चुनिए।
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उत्तर: C — A सत्य है, पर R असत्य है
A सत्य है और R असत्य। जमाना, आदर्शतः लगभग 48 घंटों में, फफूँद की वृद्धि रोकता और समय देता है; जमी पुस्तकों को बाद में निर्वात हिम-शुष्कन से सुखाया जा सकता है, जो बिना और क्षति के बर्फ़ हटाता है।निम्न में से कौन-सी भारत में पुस्तकालय भवनों हेतु प्रासंगिक हरित भवन रेटिंग प्रणालियाँ हैं? सभी सही चुनिए।
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उत्तर: A — LEED; B — GRIHA; D — IGBC
GRIHA (भारत की राष्ट्रीय रेटिंग प्रणाली), IGBC (इंडियन ग्रीन बिल्डिंग काउंसिल) और LEED (यूएस ग्रीन बिल्डिंग काउंसिल) हरित भवनों को रेट करते हैं। LibQUAL+ पुस्तकालय सेवा गुणवत्ता का सर्वेक्षण है, भवन रेटिंग नहीं।एक पुस्तकालय अपने उपयोगकर्ताओं को स्नातक, स्नातकोत्तर, शोधकर्ता और संकाय के रूप में समूहित करता है ताकि हर एक हेतु भिन्न सेवाएँ अभिकल्पित कर सके। यह है:
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उत्तर: C — बाज़ार विभाजन
सेवाएँ लक्षित करने हेतु उपयोगकर्ताओं को समान आवश्यकताओं वाले समूहों में बाँटना विभाजन है, यहाँ जनसांख्यिकीय आधार (अध्ययन स्तर) पर। बेंचमार्किंग समकक्षों से तुलना करती है, सूचना लेखा-परीक्षा सूचना आवश्यकताओं और धारिता का मानचित्रण करती है, और शून्य-आधारित बजट एक बजट विधि है।एक पुस्तकालय 900 उपयोगकर्ताओं का सर्वेक्षण करता है: 360 स्नातक, 270 स्नातकोत्तर, 180 शोधकर्ता और 90 संकाय। सर्वेक्षित उपयोगकर्ताओं में शोधकर्ता कितने प्रतिशत हैं? संख्या लिखिए।
संख्यात्मक उत्तर — मान टाइप करें।
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उत्तर: 20
शोधकर्ता = 180 / 900 × 100 = 20 प्रतिशत। हर खंड का अंश, उसकी आवश्यकताओं और उपयोग के साथ, जानना पुस्तकालय को यह तय करने में सहायता करता है कि विपणन प्रयास कहाँ लगाए।कंप्यूटर, संदर्भ सहायता, IT सहायता और सामूहिक अध्ययन क्षेत्रों को जोड़ने वाला एकीकृत स्थान कहलाता है:
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उत्तर: A — सूचना कॉमन्स
सूचना कॉमन्स प्रौद्योगिकी, सहायता और अध्ययन स्थान को एकीकृत करता है। मेकरस्पेस चीज़ें बनाने हेतु उपकरण देता है, बंद भंडार उपयोगकर्ताओं हेतु न खुला भंडारण क्षेत्र है, और कैरल एकल अध्ययन मेज़ है।