पुस्तकालय प्रबंधन I: प्रबंधन के सिद्धांत, कार्य और विचारधाराएँ; पुस्तक चयन, अर्जन, तकनीकी प्रसंस्करण, परिसंचरण, धारावाहिक नियंत्रण, अनुरक्षण और भंडार सत्यापन; और परिरक्षण, संरक्षण तथा पुस्तकालय सामग्री के संकट

प्रबंधन किसी संगठन के उद्देश्यों को दक्षता और प्रभावशीलता से प्राप्त करने हेतु लोगों और संसाधनों के माध्यम से कार्य करवाना है। हेनरी फ़ेयोल (1916) ने पाँच कार्य, नियोजन, संगठन, आदेश, समन्वय और नियंत्रण, और चौदह सिद्धांत प्रस्तुत किए, जिनमें कार्य विभाजन, अधिकार और उत्तरदायित्व, आदेश की एकता, निर्देशन की एकता, सोपान शृंखला, केंद्रीकरण, समता और सामूहिक भावना आते हैं। लूथर गुलिक का संक्षेपाक्षर POSDCORB (1937), नियोजन, संगठन, कर्मचारी व्यवस्था, निर्देशन, समन्वय, प्रतिवेदन और बजट, पुस्तकालय प्रबंधन ग्रंथों में प्रशासनिक कार्यों की सबसे अधिक उद्धृत सूची है, और हर एक पुस्तकालय कार्य पर लागू होता है: पुस्तकालय अपने संग्रह और सेवाओं का नियोजन करता है, विभाग संगठित करता है, उनमें कर्मचारी रखता है, उनके कार्य का निर्देशन और समन्वय करता है, वार्षिक प्रतिवेदनों और सांख्यिकी द्वारा अपने प्राधिकरण को प्रतिवेदन देता है, और अपनी निधियों का बजट बनाता है।

पुस्तक चयन, जिसे अब संग्रह विकास कहा जाता है, तय करता है कि पुस्तकालय क्या जोड़े। इसके शास्त्रीय सिद्धांत हैं मेल्विल ड्यूई का ध्येय-वाक्य "सबसे अधिक लोगों हेतु सबसे कम लागत पर सर्वोत्तम पठन"; एफ़. के. डब्ल्यू. ड्रूरी का "सही पाठक हेतु सही समय पर सही पुस्तक" (बुक सिलेक्शन, 1930); लायनल मैककॉल्विन का माँग और आपूर्ति सिद्धांत (द थ्योरी ऑफ़ बुक सिलेक्शन फ़ॉर पब्लिक लाइब्रेरीज़, 1925), जो मानता है कि चयन को उपयोगकर्ताओं की माँग और रखने योग्य पुस्तकों की आपूर्ति में संतुलन बनाना चाहिए; और रंगनाथन के पाँच नियम, विशेषकर दूसरा और तीसरा। चयन एक लिखित संग्रह विकास नीति से निर्देशित होता है जो समुदाय की आवश्यकताओं, विषयों और स्तरों, प्रारूपों, भाषाओं, बजट आवंटन, उपहारों, छँटाई और शिकायतों के निपटान को आच्छादित करती है।

अर्जन चयन निर्णयों को संग्रह तक ले जाता है। विधियों में एकल शीर्षकों हेतु निश्चित आदेश, माला और निरंतर प्रकाशनों हेतु स्थायी आदेश, अनुमोदन योजनाएँ (विक्रेता प्रोफ़ाइल से मेल खाती पुस्तकें भेजता है, अनुपयुक्त होने पर लौटाने योग्य), व्यापक आदेश, उपहार और विनिमय, वैधानिक निक्षेप (राष्ट्रीय पुस्तकालयों हेतु) और, ई-संसाधनों हेतु, व्यक्तिगत रूप से या संघों द्वारा लाइसेंसिंग, प्रायः परीक्षण के बाद, आती हैं। प्रक्रिया है: दोहराव से बचने हेतु सूची और आदेशों से जाँच; ग्रंथसूचीय विवरणों का सत्यापन; विक्रेता को आदेश; सामग्री प्राप्त कर आदेश और बीजक से जाँच; भुगतान; और अवाप्ति। अवाप्ति पंजी हर सामग्री को अद्वितीय क्रमिक अवाप्ति संख्या, तिथि, लेखक, शीर्षक, स्रोत, मूल्य और बाद में निष्कासन सहित अभिलिखित करती है, और यह पुस्तकालय का मूल भंडार अभिलेख है।

तकनीकी प्रसंस्करण अर्जित सामग्री को उपयोग योग्य बनाता है: अवाप्ति, वर्गीकरण (क्रामक संख्या: वर्ग संख्या और पुस्तक संख्या, जैसे कटर या रंगनाथन की पुस्तक संख्या), सूचीकरण, और भौतिक तैयारी: स्वामित्व मुहर, अवाप्ति संख्या, पृष्ठ लेबल, बारकोड या RFID टैग, नियत-तिथि पर्ची और, पुरानी प्रणालियों में, पुस्तक जेब और पुस्तक कार्ड। परिसंचरण सामग्री उधार देता और उसकी वापसी नियंत्रित करता है: सदस्यों का पंजीकरण, निर्गम, वापसी, नवीनीकरण, आरक्षण, अतिदेय सूचनाएँ और विलंब शुल्क, और सांख्यिकी। निर्गम प्रणालियाँ पंजी प्रणाली से, ब्राउन निर्गम प्रणाली (नीना ई. ब्राउन, 1895) से होकर, जिसमें हर पाठक के पास जेब-टिकट होते हैं और हर पुस्तक में एक कार्ड होता है जो निर्गम पर टिकट में रखा जाता है, और नेवार्क प्रणाली (1900) से, जो पाठक की संख्या और तिथि पुस्तक कार्ड पर अंकित करती है, फ़ोटो-निर्गम, बारकोड सहित कंप्यूटरीकृत परिसंचरण, और RFID स्व-निर्गम तथा स्वचालित वापसी तक विकसित हुईं।

धारावाहिक नियंत्रण पत्र-पत्रिकाओं का प्रबंधन करता है, जिनके अंक समय के साथ आते हैं: चयन और आदेश (सामान्यतः सदस्यता एजेंटों द्वारा), नवीनीकरण, हर अंक का आगमन पर पंजीकरण (परंपरागत रूप से कार्डेक्स दृश्य-अनुक्रमणी कार्डों पर, अब पुस्तकालय प्रणाली में), न आने वाले अंकों का दावा, पाठकों तक परिचालन, पूर्ण खंडों की जिल्दबंदी, धारिता का अभिलेखन, और निरस्तीकरण। ई-पत्रिकाएँ लाइसेंस प्रबंधन, पहुँच और प्रमाणीकरण (IP परास, प्रॉक्सी, एकल साइन-ऑन), उपयोग सांख्यिकी (COUNTER रिपोर्ट) और लिंक रिज़ॉल्वर जोड़ती हैं, जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक संसाधन प्रबंधन (ERM) प्रणालियों में संभाला जाता है।

अनुरक्षण संग्रह को उपयोगी और खोजने योग्य रखता है: क्रामक-संख्या क्रम में सही अलमारी व्यवस्था, ग़लत स्थान पर रखी सामग्री को ठीक करने हेतु नियमित अलमारी-पठन (अलमारी सुधार), स्थान बनाने हेतु स्थानांतरण, धूल-सफ़ाई, छोटी मरम्मत और जिल्दबंदी, और छँटाई। छँटाई पुरानी, घिसी, दोहरी या अप्रयुक्त सामग्री हटाती है; टेक्सास स्टेट लाइब्रेरी में विकसित CREW विधि (निरंतर समीक्षा, मूल्यांकन और छँटाई) स्मृति-सूत्र MUSTIE का उपयोग करती है: भ्रामक, भद्दी, अधिक्रमित, तुच्छ, अप्रासंगिक, और अन्यत्र उपलब्ध। छँटाई पाँचवाँ नियम लागू करती है: वर्धनशील जीव को कुछ छोड़ना भी पड़ता है।

भंडार सत्यापन (स्टॉक-टेकिंग) संग्रह को पुस्तकालय के अभिलेखों से मिलाता है ताकि पता चले कि क्या गायब, ग़लत स्थान पर या क्षतिग्रस्त है, और सार्वजनिक संपत्ति का हिसाब हो। विधियों में अवाप्ति पंजी से मिलान, अलमारी सूची से मिलान (अलमारी क्रम में प्रति प्रति एक प्रविष्टि, सबसे दक्ष हस्त-विधि), क्रमांकित पत्रकों या पंजियों का उपयोग जिनमें अवाप्ति संख्याओं पर निशान लगाया जाता है, और हस्त उपकरणों से बारकोड स्कैन करना या RFID टैग पढ़ना आते हैं, जो पुस्तकालय बंद किए बिना सत्यापन संभव बनाता है। सरकारी और विश्वविद्यालय नियम, जैसे केंद्रीय संस्थाओं हेतु भारत के सामान्य वित्तीय नियम, आवधिक सत्यापन की और उन सीमाओं के भीतर हानि बट्टे खाते डालने की व्यवस्था करते हैं जिन्हें सक्षम प्राधिकारी उचित मानता है, बशर्ते लापरवाही या बेईमानी न हो। हल किया उदाहरण: 50,000 खंडों के सत्यापन में 150 गायब मिलते हैं; हानि 150 / 50,000 × 1,000 = प्रति हज़ार 3 खंड है।

परिरक्षण उन सभी प्रबंधकीय और वित्तीय गतिविधियों, नीतियों और विधियों को आच्छादित करता है जो पुस्तकालय सामग्री और उसकी सूचना-सामग्री की रक्षा करती हैं, भंडारण, कर्मचारी व्यवस्था, आपदा नियोजन और पुनःप्रारूपण सहित। संरक्षण सामग्री का विशिष्ट उपचार है जो क्षय धीमा करे या उसे स्थिर करे। जीर्णोद्धार क्षतिग्रस्त सामग्री को यथासंभव उसकी मूल अवस्था में लौटाता है। रोकथाम उपचार से सस्ती है, अतः परिरक्षण पर्यावरण से आरंभ होता है: लगभग 20 °C का स्थिर तापमान और लगभग 45 से 55 प्रतिशत सापेक्ष आर्द्रता सामान्य लक्ष्य हैं, और स्थिरता सटीक आँकड़े से अधिक महत्वपूर्ण है, क्योंकि उतार-चढ़ाव से कागज़ और जिल्दें फूलती और सिकुड़ती हैं।

• संरक्षण उपचार: सतह सफ़ाई; जापानी टिशू और प्रतिवर्ती गेहूँ-स्टार्च लेई से फटे भाग जोड़ना; निष्क्रिय पॉलिएस्टर फ़िल्म में आवरण (एनकैप्सुलेशन); पुनः जिल्दबंदी; अम्ल-मुक्त डिब्बों में रखना। पुराना सेलुलोज़ एसीटेट लैमिनेशन अब हतोत्साहित है क्योंकि उसे उलटना कठिन है और वह स्वयं क्षयित हो सकता है।
• पुनःप्रारूपण सामग्री-तत्व को बचाता है जब मूल को बचाया न जा सके या उपयोग से बचाना हो: माइक्रोफ़िल्मिंग (दीर्घजीवी और परिरक्षण हेतु मानक) और अंकीकरण (पहुँच हेतु, डिजिटल परिरक्षण एक अलग चुनौती के रूप में, इकाई VIII में)।
• अम्लता pH पैमाने पर मापी जाती है, जो लघुगणकीय है: pH 5 का कागज़ pH 7 के उदासीन कागज़ से 100 गुना अधिक अम्लीय है, क्योंकि हर इकाई दस का गुणक है।