अलाभकारी संस्थाओं का लेखांकन

कोई क्लब, विद्यालय, चिकित्सालय या धर्मार्थ न्यास लाभ कमाने हेतु विद्यमान नहीं है, अतः वह लाभ-हानि खाता नहीं बना सकता — प्रतिवेदित करने योग्य कोई लाभ ही नहीं है। उसके स्थान पर वह आय-व्यय खाता बनाता है, और वह जो आधिक्य या न्यूनता दर्शाता है वह किसी स्वामी की नहीं, सामूहिक रूप से सदस्यों की होती है। सम्पूर्ण अध्याय एक रूपांतरण पर घूमता है: आपको प्राप्ति एवं भुगतान खाता दिया जाता है, जो सारांशित रोकड़ बही से अधिक कुछ नहीं, और उसे आय-व्यय खाते में बदलने को कहा जाता है। इस अध्याय का प्रत्येक अंक उसी रूपांतरण में अर्जित या खोया जाता है, क्योंकि दोनों विवरण भिन्न प्रश्नों का उत्तर देते हैं — कितनी रोकड़ चली बनाम वर्ष की वास्तविक लागत क्या रही।

प्राप्ति-भुगतान बनाम आय-व्यय

इन दोनों को साथ रखें जब तक भेद स्वतः स्पष्ट न हो जाए। प्राप्ति एवं भुगतान खाता रोकड़ अंकित करता है, चाहे वह कभी भी चली हो और किसी भी वर्ष की हो। आय-व्यय खाता इस वर्ष की आय व व्यय अंकित करता है, चाहे रोकड़ चली हो या नहीं। वही एक भेद अध्याय के लगभग प्रत्येक समायोजन को उत्पन्न करता है।

वह तुलना जो अधिकांश एक-अंकीय प्रश्नों का उत्तर देती है
बिंदुप्राप्ति एवं भुगतानआय-व्यय
प्रकृतिसारांशित रोकड़ बही — वास्तविक खातालाभ-हानि खाते सदृश — नाममात्र खाता
पक्षप्राप्तियाँ नाम पक्ष, भुगतान जमा पक्षव्यय नाम पक्ष, आय जमा पक्ष
आवरित अवधिसभी वर्ष — पिछले व अगले वर्ष की रोकड़ सम्मिलितकेवल चालू वर्ष
पूँजीगत मदेंसम्मिलित — फर्नीचर क्रय भुगतान रूप में आता हैअपवर्जित — केवल उस पर मूल्यह्रास आता है
अ-रोकड़ मदेंकभी नहीं आतीं (न मूल्यह्रास, न बकाया)अवश्य आती हैं — मूल्यह्रास, बकाया, पूर्वदत्त
प्रारंभिक / अंतिम शेषरोकड़ व बैंक शेष से आरंभ व समाप्तकोई प्रारंभिक शेष नहीं; आधिक्य या न्यूनता पर समाप्त
⚠️ आधिक्य, अंतिम रोकड़ शेष नहीं है
विद्यार्थी नियमित रूप से मान लेते हैं कि ₹40,000 अंतिम रोकड़ वाले क्लब को ₹40,000 आधिक्य हुआ। यह निष्कर्ष नहीं निकलता, और परीक्षा ठीक इसी की जाँच करती है। रोकड़ अधिक हो सकती है क्योंकि कोई बड़ा दान प्राप्त हुआ या ऋण लिया गया, जिनमें से कोई इस वर्ष की आय नहीं; रोकड़ कम हो सकती है क्योंकि भवन ख़रीदा गया, जो व्यय ही नहीं है। आधिक्य इस वर्ष की आय का इस वर्ष के व्यय पर अतिरेक है और पूँजी-कोष में जोड़ा जाता है; अंतिम रोकड़ तुलन-पत्र की सम्पत्ति है। वे भिन्न प्रश्नों का उत्तर देने वाली भिन्न संख्याएँ हैं, और संयोगवश ही समान होती हैं।

पूँजीगत या आयगत — प्रत्येक मद के पीछे का निर्णय

किसी मद को रखने से पूर्व उसका वर्गीकरण अनिवार्य है। परीक्षक की प्रिय मदें वे हैं जिनका व्यवहार मद के नाम पर नहीं, किसी शर्त पर निर्भर करता है, अतः लेबल नहीं, शर्त सीखें।

वे मदें जो बार-बार पूछी जाती हैं
मदव्यवहारकारण
प्रवेश शुल्कआयगत — आय-व्यय खाते में जमाआवर्ती, क्योंकि सदस्य प्रतिवर्ष जुड़ते हैं
आजीवन सदस्यता शुल्कपूँजीगत — पूँजी-कोष में जोड़ेंएक-बारगी प्राप्ति जो अनेक वर्षों के अधिकार ख़रीदती है
वसीयत/उत्तरदानपूँजीगत, यदि छोटी व आवर्ती प्रकृति की न होवसीयत के अंतर्गत दान अर्जित आय नहीं है
सामान्य दानआयगत — आय-व्यय में जमासंस्था उसे इच्छानुसार व्यय कर सकती है
विशिष्ट दानपूँजीगत — तुलन-पत्र में दायित्व/कोष रूप मेंनामित प्रयोजन हेतु दिया, अतः मुक्त आय नहीं
पुराने समाचार-पत्र/घास की बिक्रीआयगत आयसाधारण क्रियाकलाप से छोटी आवर्ती प्राप्तियाँ
स्थिर सम्पत्ति की बिक्रीकेवल बिक्री पर लाभ या हानि आय-व्यय मेंप्राप्त राशि एक सम्पत्ति का रोकड़ में रूपांतरण है
🧠 कोष-आधारित नियम: व्यय को उसके कोष से मिलाएँ
जब दान किसी विशिष्ट प्रयोजन हेतु प्राप्त हो — प्रतियोगिता कोष, पुरस्कार कोष, भवन कोष — तो उस प्रयोजन पर व्यय आय-व्यय खाते में कभी नाम नहीं किया जाता। वह तुलन-पत्र में कोष से ही घटाया जाता है, कोष द्वारा अर्जित किसी आय के साथ। अतः ₹80,000 का प्रतियोगिता कोष जो ₹5,000 ब्याज कमाता है और प्रतियोगिता पर ₹30,000 व्यय करता है, तुलन-पत्र में 80,000 + 5,000 − 30,000 = ₹55,000 पर आता है। केवल यदि व्यय सम्पूर्ण कोष से अधिक हो तभी अतिरेक आय-व्यय खाते में जाता है, और तब भी केवल अतिरेक। कहने पर तर्क सरल है: दाता का धन, तथा जो उसने कमाया, दाता के प्रयोजन पर व्यय होना चाहिए, इससे पूर्व कि सदस्यों के सामान्य कोष छुए जाएँ।

चंदा — सर्वाधिक परीक्षित एकल मद

चंदा अधिकांश क्लबों की मुख्य आय है और वह एकल मद जिस पर अंक होने की सर्वाधिक संभावना है। प्राप्ति एवं भुगतान खाता आपको प्राप्त रोकड़ बताता है; आय-व्यय खाते को चालू वर्ष हेतु देय राशि चाहिए। एक से दूसरे तक पहुँचना चार-चरणीय समायोजन है, और प्रत्येक चरण की दिशा ही वह स्थान है जहाँ अभ्यर्थी भूल करते हैं।

  1. प्राप्ति एवं भुगतान खाते के अनुसार वर्ष में प्राप्त चंदे से आरंभ करें।
  2. अब प्राप्त पिछले वर्ष का बकाया घटाएँ, तथा अगले वर्ष हेतु अग्रिम प्राप्त राशि घटाएँ — इनमें से कोई इस वर्ष की आय नहीं।
  3. इस वर्ष का अब भी बकाया चंदा जोड़ें — अर्जित, यद्यपि अप्राप्त।
  4. पिछले वर्ष अग्रिम प्राप्त वह राशि जोड़ें जो इस वर्ष से संबंधित है — पूर्व में प्राप्त, अब अर्जित।
एक हल किया उदाहरण — 31 मार्च 2025 को समाप्त वर्ष हेतु चंदा
विवरण₹क्यों
2024–25 में प्राप्त चंदा1,00,000प्राप्ति-भुगतान से आरंभिक आँकड़ा
घटाएँ: 1.4.2024 का बकाया, इस वर्ष प्राप्त(8,000)2023–24 का है
घटाएँ: 2025–26 हेतु अग्रिम प्राप्त(6,000)अभी अर्जित नहीं
जोड़ें: 31.3.2025 का बकाया10,000इस वर्ष अर्जित यद्यपि अप्राप्त
जोड़ें: 2023–24 में इस वर्ष हेतु प्राप्त अग्रिम4,000पूर्व में प्राप्त, अब अर्जित
आय-व्यय में जमा1,00,000यहाँ संयोग — समायोजन परस्पर कट जाते हैं
🎯 हल किया योग जान-बूझकर चुनी गई चाल क्यों है
उदाहरण ठीक उसी आँकड़े पर समाप्त होता है जहाँ से आरंभ हुआ, और यह जान-बूझकर है। जो अभ्यर्थी कोई समायोजन नहीं करता वह ₹1,00,000 लिखता है और उतने ही अंक पाता है जितने चारों चरण करने वाला — परंतु केवल इस आँकड़ा-समूह पर। अंत का बकाया ₹15,000 कर दें तो उत्तर ₹1,05,000 हो जाता है, और उस बिंदु पर दोनों अभ्यर्थी अलग हो जाते हैं। परीक्षक ऐसे प्रश्न ठीक इसलिए बनाते हैं जहाँ अशुद्ध विधि कभी शुद्ध संख्या दे देती है, क्योंकि वह उजागर करता है कि कौन नियम का पालन कर रहा है और कौन आँकड़ा नक़ल कर रहा है। सुरक्षित आदत है कि चारों समायोजन पंक्तियाँ प्रत्येक बार लिखें, तब भी जब आपको संदेह हो कि वे कट जाएँगी।

पूँजी-कोष व अंतिम तुलन-पत्र

अलाभकारी संस्था का कोई स्वामी नहीं, अतः जिसे व्यवसाय पूँजी कहता वह यहाँ पूँजी-कोष (या सामान्य कोष) है — सभी विगत वर्षों का संचित आधिक्य तथा पूँजीकृत प्राप्तियाँ। आय-व्यय खाता पूर्ण होने पर अंतिम तुलन-पत्र बनाना यांत्रिक है।

  • प्रारंभिक पूँजी-कोष + वर्ष का आधिक्य (या − न्यूनता) + आजीवन सदस्यता शुल्क + पूँजीकृत उत्तरदान = अंतिम पूँजी-कोष।
  • विशिष्ट कोष पृथक् आते हैं, प्रत्येक अपनी आय व अपने व्यय हेतु समायोजित।
  • सम्पत्तियाँ प्रारंभिक शेष + वर्ष में क्रय − बिक्री − वर्ष का मूल्यह्रास हैं।
  • बकाया व्यय तथा अग्रिम प्राप्त चंदा दायित्व हैं; पूर्वदत्त व्यय तथा बकाया चंदा सम्पत्तियाँ हैं।
  • यदि प्रारंभिक पूँजी-कोष न दिया हो, पहले प्रारंभिक तुलन-पत्र बनाएँ: उस तिथि पर कोष सरलतः सम्पत्तियाँ घटा दायित्व है।
⚠️ उपभोज्य: उपभुक्त, क्रय के समान नहीं
लेखन-सामग्री, खेल-सामग्री, औषधियाँ व रसद उपभोज्य हैं, और आय-व्यय खाते में उपभुक्त राशि नाम की जानी चाहिए, क्रय की गई राशि नहीं। उपभोग = प्रारंभिक रहतिया + क्रय − अंतिम रहतिया, जहाँ क्रय स्वयं प्रारंभिक व अंतिम लेनदारों हेतु समायोजन चाह सकता है। जिस क्लब ने ₹20,000 की औषधियाँ ख़रीदीं, ₹3,000 रहतिये से आरंभ किया व ₹5,000 पर समाप्त, उसने ₹18,000 उपभोग किया। ₹20,000 का क्रय आँकड़ा नाम करना मानक त्रुटि है, और वह अंतिम रहतिये को सम्पत्ति पक्ष से भी छोड़ देता है, अतः एक असावधान चरण दो बार अंक ले जाता है।

मुख्य बिंदु

  • प्राप्ति एवं भुगतान सभी वर्षों को आवरित करने वाली सारांशित रोकड़ बही है; आय-व्यय केवल चालू वर्ष हेतु नाममात्र खाता है।
  • आधिक्य, अंतिम रोकड़ शेष नहीं है — दोनों भिन्न प्रश्नों का उत्तर देते हैं और संयोगवश ही समान होते हैं।
  • प्रवेश शुल्क व सामान्य दान आयगत हैं; आजीवन सदस्यता शुल्क, उत्तरदान व विशिष्ट दान पूँजीगत हैं।
  • विशिष्ट कोष तुलन-पत्र में अपनी आय व अपना व्यय स्वयं समाहित करता है; केवल सम्पूर्ण कोष से अतिरेक आय-व्यय तक पहुँचता है।
  • चंदे हेतु: प्राप्त पिछले वर्ष का बकाया व अगले वर्ष का अग्रिम घटाएँ; इस वर्ष का बकाया व पिछले वर्ष का इस वर्ष हेतु अग्रिम जोड़ें।
  • उपभोज्य उपभुक्त राशि पर प्रभारित होते हैं: प्रारंभिक रहतिया + क्रय − अंतिम रहतिया।
  • स्थिर सम्पत्ति की बिक्री पर केवल लाभ या हानि आय-व्यय में आती है, सम्पूर्ण प्राप्त राशि कभी नहीं।
  • अंतिम पूँजी-कोष = प्रारंभिक कोष + आधिक्य + आजीवन सदस्यता शुल्क + पूँजीकृत उत्तरदान।

अभ्यास प्रश्न (8)

उत्तर खोलने से पहले प्रत्येक प्रश्न हल करें। हर व्याख्या सही विकल्प के साथ लुभावना गलत विकल्प भी बताती है, क्योंकि अंक वहीं जाते हैं।

  1. प्राप्ति एवं भुगतान खाते का सर्वोत्तम वर्णन है:

    1. लाभ-हानि खाते सदृश नाममात्र खाता
    2. सारांशित रोकड़ बही, और अतः वास्तविक खाता
    3. सम्पत्ति व दायित्व का विवरण
    4. केवल चालू वर्ष की आयगत मदों का अभिलेख
    उत्तर देखें

    उत्तर: B — सारांशित रोकड़ बही, और अतः वास्तविक खाता

    यह प्रत्येक रोकड़ व बैंक प्राप्ति व भुगतान अंकित करता है, वर्ष से निरपेक्ष तथा इससे भी निरपेक्ष कि मद पूँजीगत या आयगत है, जो उसे वास्तविक खाता व रोकड़ बही का सारांश बनाता है। विकल्प 4 वस्तुतः आय-व्यय खाते का वर्णन करता है — वही विवरण चालू वर्ष की आयगत मदों तक सीमित है, और दोनों को भ्रमित करना इस अध्याय की सर्वाधिक सामान्य त्रुटि है।

  2. क्लब द्वारा प्राप्त आजीवन सदस्यता शुल्क होना चाहिए:

    1. आय-व्यय खाते में जमा
    2. दायित्व पक्ष में पूँजी-कोष में जोड़ा गया
    3. सम्पत्ति रूप में दर्शाया
    4. पूर्णतः उपेक्षित
    उत्तर देखें

    उत्तर: B — दायित्व पक्ष में पूँजी-कोष में जोड़ा गया

    आजीवन सदस्य अनेक वर्षों तक विस्तृत अधिकारों हेतु एक बार भुगतान करता है, अतः सम्पूर्ण प्राप्ति को एक वर्ष की आय मानना उस वर्ष के आधिक्य को बढ़ा-चढ़ा देगा। उसे पूँजी-कोष में जोड़कर पूँजीकृत किया जाता है। विकल्प 1 लुभावना है क्योंकि साधारण वार्षिक चंदा आय-व्यय में जमा होता है — भेद उस अवधि में है जो भुगतान ख़रीदता है, इस तथ्य में नहीं कि दोनों सदस्यता का धन हैं।

  3. 2024–25 में प्राप्त चंदा ₹90,000 था। 1.4.2024 को बकाया ₹7,000 तथा 31.3.2025 को ₹12,000; 31.3.2025 को अगले वर्ष हेतु अग्रिम प्राप्त ₹5,000। आय-व्यय में जमा राशि है:

    1. ₹85,000
    2. ₹90,000
    3. ₹1,02,000
    4. ₹95,000
    उत्तर देखें

    उत्तर: B — ₹90,000

    90,000 − 7,000 (अब वसूला पिछले वर्ष का बकाया) + 12,000 (इस वर्ष का अब भी देय बकाया) − 5,000 (अगले वर्ष का अग्रिम) = ₹90,000। प्रत्येक अशुद्ध विकल्प ठीक एक समायोजन चरण अशुद्ध करने से बनता है: ₹1,02,000 प्रारंभिक बकाया घटाने के बजाय दोनों बकाया आँकड़े जोड़ता है, ₹95,000 प्राप्त अग्रिम भूलता है, और ₹85,000 अंतिम बकाया घटाता है जिसे जोड़ना चाहिए था।

  4. प्रतियोगिता कोष ₹80,000 दर्शाता है। वर्ष में वह ₹5,000 ब्याज कमाता है और प्रतियोगिता पर ₹30,000 व्यय होता है। तुलन-पत्र कोष दर्शाएगा:

    1. ₹80,000, ₹30,000 आय-व्यय में नाम सहित
    2. ₹55,000
    3. ₹50,000
    4. ₹85,000
    उत्तर देखें

    उत्तर: B — ₹55,000

    80,000 + 5,000 − 30,000 = ₹55,000। विशिष्ट कोष अपनी अर्जित आय व अपने प्रयोजन पर व्यय दोनों समाहित करता है, अतः आय-व्यय खाते को कुछ नहीं छूता। विकल्प 1 व्यय को आय-व्यय से गुज़ारने की प्रतिष्ठित त्रुटि है, और ₹50,000 व्यय घटाकर परंतु कोष द्वारा स्वयं अर्जित ब्याज जोड़ना भूलने से आता है।

  5. लेखन-सामग्री का प्रारंभिक रहतिया ₹3,000, क्रय ₹20,000, अंतिम रहतिया ₹5,000। आय-व्यय खाते में नाम राशि है:

    1. ₹20,000
    2. ₹18,000
    3. ₹22,000
    4. ₹5,000
    उत्तर देखें

    उत्तर: B — ₹18,000

    उपभोग = 3,000 + 20,000 − 5,000 = ₹18,000, और केवल उपभोग वर्ष का व्यय है। ₹20,000 का क्रय आँकड़ा नाम करना मानक त्रुटि है; ₹22,000 अंतिम रहतिया घटाने के बजाय जोड़कर रहतिया-समायोजन उलट देता है। ₹5,000 अंतिम रहतिया पृथक् रूप से तुलन-पत्र में सम्पत्ति रूप में आता है।

  6. ₹60,000 लागत का फर्नीचर (पुस्तक मूल्य ₹45,000) ₹50,000 में बेचा जाता है। आय-व्यय खाते में क्या आता है?

    1. आय पक्ष में ₹50,000 विक्रय राशि
    2. आय पक्ष में ₹5,000 बिक्री पर लाभ
    3. व्यय पक्ष में ₹10,000 हानि
    4. कुछ भी नहीं
    उत्तर देखें

    उत्तर: B — आय पक्ष में ₹5,000 बिक्री पर लाभ

    केवल पुस्तक मूल्य से अधिक लाभ आयगत मद है: 50,000 − 45,000 = ₹5,000 लाभ। पूरा ₹50,000 केवल एक सम्पत्ति का दूसरी में बदलना है, इसीलिए विकल्प 1 अशुद्ध है यद्यपि रोकड़ वास्तव में आई। विकल्प 3 विक्रय मूल्य की तुलना ह्रासित पुस्तक मूल्य के बजाय ₹60,000 मूल लागत से करता है — वह मूल्यह्रास पूर्व वर्षों में पहले ही प्रभारित हो चुका है।

  7. अलाभकारी संस्था का पूँजी-कोष प्रकृति में सर्वाधिक निकट है:

    1. बैंक शेष के
    2. एकाकी व्यापारी की पूँजी या व्यवसाय की स्वामियों की इक्विटी के
    3. वर्ष में प्राप्त विशिष्ट दान के
    4. बकाया व्यय के
    उत्तर देखें

    उत्तर: B — एकाकी व्यापारी की पूँजी या व्यवसाय की स्वामियों की इक्विटी के

    यह सभी विगत वर्षों का संचित आधिक्य तथा पूँजीकृत प्राप्तियाँ है, उस स्थान पर जो व्यावसायिक तुलन-पत्र में पूँजी रखती है। यह बैंक शेष नहीं, जो सम्पत्ति है, और विशिष्ट दान भी नहीं, जो ठीक इसलिए पृथक् कोष रूप में दर्शाया जाता है कि उसका प्रयोग प्रतिबंधित है जबकि पूँजी-कोष का नहीं।

  8. किसी क्लब का आय-व्यय खाता ₹12,000 की न्यूनता दर्शाता है जबकि वर्ष में उसका रोकड़ शेष ₹25,000 बढ़ा। सर्वाधिक संभावित स्पष्टीकरण है कि:

    1. कोई गणितीय त्रुटि हुई है, क्योंकि दोनों में मेल अनिवार्य है
    2. वर्ष में उत्तरदान या आजीवन सदस्यता शुल्क जैसी पूँजीगत प्राप्तियाँ वसूल हुईं
    3. मूल्यह्रास प्रभारित नहीं किया गया
    4. सम्पूर्ण चंदा रोकड़ में प्राप्त हुआ
    उत्तर देखें

    उत्तर: B — वर्ष में उत्तरदान या आजीवन सदस्यता शुल्क जैसी पूँजीगत प्राप्तियाँ वसूल हुईं

    रोकड़ बढ़ सकती है जबकि वर्ष में न्यूनता हो, क्योंकि पूँजीगत प्राप्तियाँ — उत्तरदान, आजीवन सदस्यता शुल्क, ऋण, सम्पत्ति की बिक्री — आय न होते हुए भी रोकड़ लाती हैं। दोनों आँकड़ों में मेल की कोई अपेक्षा नहीं, अतः विकल्प 1 संबंध का ग़लत कथन करता है। विकल्प 3 खाते को दूसरी दिशा में धकेलेगा: मूल्यह्रास छोड़ना न्यूनता घटाता है, रोकड़-वृद्धि की व्याख्या नहीं करता।